EC0634 Auditoría de la seguridad en la cadena de suministros de comercio exterior

I.- Datos Generales

Propósito del Estándar de Competencia

Servir como referente para la evaluación y certificación de las personas que desarrollan funciones de auditoría de primera y segunda parte de las actividades de mitigación de los riesgos de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior, con el fin de evaluar el cumplimiento de los criterios de seguridad establecidos para mitigar tanto el riesgo de contaminación en los embarques con productos ilícitos, como el reducir el riesgo de incurrir en incidencias durante el despacho aduanero de las mercancías, todo lo anterior mediante la ejecución de las funciones de planeación, realización y cierre de la auditoría.

El presente EC se refiere únicamente a funciones para cuya realización no se requiere por disposición legal, la posesión de un título profesional. Por lo que para certificarse en este EC no deberá ser requisito el poseer dicho documento académico.

Nivel en el Sistema Nacional de Competencias:

Tres.

Desempeña actividades tanto programadas, rutinarias como impredecibles. Recibe orientaciones generales e instrucciones específicas de un superior. Requiere supervisar y orientar a otros trabajadores jerárquicamente subordinados.

Comité de Gestión por Competencias que lo desarrolló

Servicios Aduanales.

Ocupaciones no contenidas en el Sistema Nacional de Clasificación de Ocupaciones y reconocidas en el Sector para este EC

Auditor Interno de seguridad en la cadena de suministros de comercio exterior

 Auditor Externo de seguridad en la cadena de suministros de comercio exterior

Clasificación según el sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (SCIAN)

541211 Servicios de contabilidad y auditoría

II.- Perfil del Estándar de Competencia

Elemento 1-Planificar la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior

Elemento 2-Desarrollar las actividades de la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior

Elemento 3-Realizar el cierre de la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior

III.- Elementos que conforman el Estándar de Competencia

Elemento 1-Planificar la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La persona es competente cuando obtiene los siguientes:

PRODUCTOS

1. Los objetivos de la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior determinados:

• Corresponden a determinar el grado de conformidad del proceso / procedimientos / registros / actividades de seguridad con los criterios de auditoría,

• Corresponden a evaluar la capacidad del proceso / procedimientos / registros / actividades de seguridad para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y de otros requisitos con los que la organización está comprometida,

• Corresponden a evaluar la eficacia del proceso / procedimientos / registros / actividades de seguridad para mitigar los riesgos identificados, y

• Corresponden a identificar áreas de mejora potencial.

• El alcance de la auditoría determinado:

• Es acorde al tamaño y la naturaleza de la organización,

• Es acorde a la naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del proceso / procedimientos / registros / actividades de seguridad,

• Incluye la ubicación, las unidades de la organización, los socios comerciales, las actividades y los procesos que se van a auditar, así como el periodo de tiempo que cubrirá la auditoría, e

• Incluye los asuntos / amenazas / riesgos relativos a la seguridad significativos y su control.

• Los criterios de la auditoría seleccionados:

• Son acordes al alcance y objetivo de la auditoría de seguridad,

• Corresponden con las políticas / procedimientos / requisitos internos de la organización relativos a la seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior, y

• Corresponden con la normatividad, leyes, reglamentos y acuerdos contractuales de la organización relativos a la seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior.

Elemento 2-Desarrollar las actividades de la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La persona es competente cuando demuestra los siguientes:

DESEMPEÑOS

1. Preside la reunión de apertura de la auditoría:

• Presentando a los participantes, incluyendo a los observadores y los guías,

• Dando una descripción general de las funciones de los participantes,

• Confirmando los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información,

• Especificando el idioma que se va a utilizar durante la auditoría,

• Presentando los objetivos, alcance y criterios de la auditoría que conforman el plan de auditoría,

• Informando la fecha y hora de la reunión de cierre / reunión intermedia entre el equipo auditor y la dirección del auditado, y cualquier cambio de última hora,

• Presentando los métodos que se van a utilizar para realizar la auditoría,

• Informando sobre las previsiones para minimizar los riesgos para la organización que puedan resultar de la presencia de los miembros del equipo auditor,

• Confirmando los procedimientos pertinentes para el equipo auditor relativos a salud, protección, emergencia y seguridad,

• Confirmando que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor están disponibles,

• Especificando los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado,

• Informando que, durante la auditoría, el auditado será informado del progreso de la misma,

• Informando del método de presentación de la información sobre hallazgos de la auditoría incluyendo la categorización si la hay,

• Informando acerca de las condiciones bajo las cuales la auditoría puede darse por terminada, e

• Informando acerca de la reunión de cierre.

La persona es competente cuando obtiene los siguientes:

PRODUCTOS

1. El plan de auditoría determinado:

• Incluye los datos generales de la organización a auditar,

• Especifica los objetivos de la auditoría,

• Especifica el alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales, así como los procesos que van a auditarse,

• Especifica los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia,

• Indica las ubicaciones, las fechas, el horario y la duración previstos de las actividades de auditoría que se van a llevar a cabo, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado,

• Especifica los métodos de auditoría que se van a usar, incluyendo el grado en que se necesita el muestreo de la auditoría para obtener las evidencias de auditoría suficientes y el diseño del programa de muestreo, si es aplicable,

• Indica las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como los guías y los observadores,

• Especifica la asignación de los recursos apropiados para las áreas críticas de la auditoría,

• Incluye la identificación del representante del auditado en la auditoría,

• Indica el idioma de trabajo y del informe de la auditoría,

• Indica los temas del informe de la auditoría,

• Especifica los preparativos logísticos y de comunicaciones, incluyendo los preparativos específicos para las ubicaciones que se van a auditar,

• Especifica Las medidas específicas a tomar para tratar el efecto de la incertidumbre en el logro de los objetivos de la auditoría,

• Indica los asuntos relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información,

• Indica las acciones de seguimiento a partir de una auditoría previa,

• Indica las actividades de seguimiento de la auditoría planificada, y

• Especifica la coordinación con otras actividades de auditoría, en el caso de una auditoría conjunta.

• El registro de hallazgos elaborado:

• Tiene relación con los registros / procedimientos / legislación de los requisitos de seguridad,

• Tiene relación con los requisitos del cliente relativos a la seguridad,

• Tiene relación con los aspectos no cumplidos de auditorías previas,

• Corresponde con los aspectos que excedan la práctica normal / las oportunidades de mejora,

• Corresponde con los aspectos revisados en el tamaño de muestra determinado,

• Incluye la identificación de los criterios de auditoría respecto a los que se establece la conformidad/ no evidenciados, e

• Incluye la declaración de conformidad / no conformidad.

La persona es competente cuando demuestra las siguientes:

ACTITUDES/HÁBITOS/VALORES

1. Responsabilidad: La manera en que se es independiente de la actividad que se audita, se actúa de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses y se procede con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas.

2. Tolerancia: La manera en que atiende la auditoría con integridad, al desempeñar su trabajo de manera imparcial, es decir, permaneciendo ecuánime y sin sesgo en todas sus acciones; y siendo sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio mientras lleva a cabo una auditoría.

3. Perseverancia: La manera en que desarrolla las actividades de la auditoría basándose en un uso apropiado del muestreo de la información disponible, en el periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos, para finalizar el ejercicio de auditoría.

Elemento 3-Realizar el cierre de la auditoría de seguridad en la cadena de suministros y en las instalaciones propias del comercio exterior

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La persona es competente cuando demuestra los siguientes:

DESEMPEÑOS

1. Preside la reunión de cierre de la auditoría:

• Aclarando que la evidencia de la auditoría recopilada se basó en una muestra de la información disponible,

• Explicando el método de presentación de la información,

• Explicando el proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditoría y sus posibles consecuencias,

• Presentando los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que se comprendan y se reconozcan por la dirección del auditado,

• Especificando todas las actividades posteriores a la auditoría, y

• Dando pauta a que se analice cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría o las conclusiones entre el auditor y el auditado.

 La persona es competente cuando obtiene los siguientes:

PRODUCTOS

1. El informe de auditoría elaborado:

• Incluye la identificación del cliente de la auditoría,

• Incluye los objetivos de la auditoría,

• Indica el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados,

• Incluye la identificación de los participantes y del auditado en la auditoría,

• Incluye las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditoría,

• Especifica los criterios de auditoría utilizados,

• Describe los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas,

• Incluye la descripción de los obstáculos encontrados que puedan disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría,

• Incluye las oportunidades para la mejora, si se especifica en el plan de auditoría,

• Incluye las buenas prácticas identificadas,

• Indica la confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría,

• Incluye las opiniones divergentes sin resolver entre el auditor y el auditado,

• Incluye las conclusiones de la auditoría, e

• Incluye el plan de auditoría en anexo.

La persona es competente cuando demuestra las siguientes:

 ACTITUDES/HÁBITOS/VALORES

1. Limpieza: La manera en que informa por escrito la veracidad y exactitud de los hallazgos, de las conclusiones, de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

2. Amabilidad: La manera en que procede con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeña y la confianza depositada por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas, demostrando la capacidad de hacer juicios razonados en forma cordial en todas las situaciones de la auditoría.