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Curso en Línea en Vivo / EC1017: Operación del sistema de administración en las organizaciones productivas y de servicios

Propósito del Estándar de Competencia

Servir como referente para la evaluación y certificación de las personas que auxilian en la administración en las organizaciones productivas y de servicios, entendiendo por esto, las personas que deben operar los sistemas administrativos de capital humano, contable, de recursos materiales y comerciales. Asimismo, puede ser referente para el desarrollo de programas de capacitación y de formación basados en Estándares de Competencia (EC).

El presente EC se refiere únicamente a funciones para cuya realización no se requiere por disposición legal, la posesión de un título profesional. Por lo que para certificarse en este EC no deberá ser requisito el poseer dicho documento académico.

Descripción general del Estándar de Competencia

Este EC contiene las funciones críticas y sustantivas de las personas que realizan la operación del sistema de administración en las organizaciones productivas y de servicios, incluyendo la operación del sistema de capital humano, realizando el control del proceso de reclutamiento, selección, contratación y desarrollo del personal, la operación del proceso contable, registrando movimientos contables, reportes de tesorería, cuentas por pagar; operando el sistema de recursos materiales, controlando los activos fijos, almacenes e inventarios de productos y materiales para la operación, así como operando el sistema comercial para la compra venta de productos y servicios, incluyendo la selección de proveedores, las cotizaciones, cartera de clientes y logística de compra – venta, todo ello para una operación eficiente y competitiva de la organización.

El presente EC se fundamenta en criterios rectores de legalidad, competitividad, libre acceso, respeto, trabajo digno y responsabilidad social.

Comité de Gestión por Competencias que lo desarrolló

De la Subsecretaría de Educación Media Superior

II.- Perfil del Estándar de Competencia

Elemento 1 de 4

Operar el sistema de capital humano

Elemento 2 de 4

Operar el proceso contable

Elemento 3 de 4

Operar el sistema de recursos materiales

Elemento 4 de 4

Operar el sistema comercial

III.- Elementos que conforman el Estándar de Competencia

Operar el sistema de capital humano

La persona es competente cuando demuestra los siguientes desempeños:

1. Realiza la búsqueda de candidatos para ocupar vacantes de puestos específicos:

 Verificando las necesidades de personal presentadas por las diferentes áreas de la organización,

 Revisando en el inventario de recursos humanos la existencia de personal de acuerdo con el perfil solicitado por las diferentes áreas/responsable requirente, y

 Utilizando fuentes de reclutamiento como periódico/revistas/anuncio en la calle/radio/Internet/redes sociales/bolsas de trabajo de la localidad/promoción Interna del personal.

2. Integra la documentación del expediente del empleado:

 Utilizando el folder/archivo/formatos definidos por la organización para integrar el expediente físico/digital,

 Verificando los documentos presentados contra la lista de cotejo establecida por la organización,

 Corroborando que los datos personales del candidato coincidan con la documentación presentada por el trabajador para su expediente,

 Cotejando que las copias de documentos coincidan con los originales,

 Integrando los documentos al expediente en el orden establecido por la organización, e

 Informando faltantes de documentación a los responsables del área de Recursos Humanos.

3. Realiza sesión de información/recorrido de inducción:

 Verificando la disponibilidad de los requerimientos técnicos, humanos, materiales y de espacio,

 Apoyando la sesión de información/recorrido de inducción conforme a la agenda establecida, y

 Entregando al empleado la documentación/archivo electrónico de inducción establecido por la organización.

La persona es competente cuando obtiene los siguientes PRODUCTOS:

1. La descripción del puesto de trabajo elaborado:

 Contiene la fecha de realización,

 Contiene el nombre completo del responsable de su realización,

 Detalla las generalidades del puesto,

 Detalla el perfil del puesto,

 Detalla las funciones / responsabilidades del puesto, y

 Contiene las condiciones generales de trabajo.

2. El anuncio de la vacante disponible elaborado:

 Establece la fecha de realización y periodo de vigencia,

 Contiene el nombre completo del responsable de su realización,

 Contiene el nombre del puesto vacante,

 Enlista los requisitos técnicos, administrativos y jurídicos que debe cubrir el candidato,

 Contiene el perfil del puesto,

 Establece el medio de comunicación por el cual el candidato se pondrá en contacto, y

 Describe las prestaciones y sueldo que ofrece la organización.

3. El expediente de los trabajadores integrado:

 Tiene la solicitud de trabajo y currículo vitae requisitados por el trabajador,

 Contiene la documentación administrativa y legal establecida por las políticas de la organización y de las dependencias gubernamentales en materia laboral.

 Incluye el Reglamento Interior de Trabajo y el Contrato de trabajo firmado por el trabajador, y

 Está organizado por áreas de la organización/alfabético/alfanumérico/numérico/ por región/asunto.

CONOCIMIENTOS: Ley Federal del Trabajo (Capítulo II, Art. 61, Cap. III Art. 69, 74. Cap. IV, Art. 76, 81. Cap. VIII. Art. 122) 2. Filosofía Organizacional (Misión, Visión, Valores), 3. Proceso General de Admisión y Empleo (Reclutamiento, Selección, Contratación, Inducción), 4. Integración de Expedientes de Personal (acorde a requerimientos de la STPS), 5. Elaboración de Manuales de Inducción

ACTITUDES/HÁBITOS/VALORES: Amabilidad, Orden y Limpieza

Operar el proceso contable

La persona es competente cuando demuestra los siguientes DESEMPEÑOS:

1. Realiza el manejo de software contable/administrativo:

 Seleccionando el software contable/administrativo de acuerdo con el requerimiento de la organización,

 Ingresando con las claves de acceso/permisos establecidos por la organización,

 Registrando los datos/información requerida con base en la documentación contable de la organización,  Validando el ingreso y resguardo de la información, y

 Generando reportes internos.

La persona es competente cuando obtiene los siguientes PRODUCTOS:

1. El reporte de relación de movimientos contables elaborado:

 Contiene la fecha de elaboración,

 Indica el cuadre con la póliza,

 Incluye los movimientos correspondientes al giro de la empresa, e

 Incluye el respaldo de la póliza.

2. El reporte de Tesorería elaborado:

 Contiene fecha de emisión,

 Contiene el detalle de movimientos de cobranza,

 Contiene el detalle de movimientos de pagos a proveedores y acreedores, y

 Contiene la conciliación bancaria.

3. El reporte de cuentas por cobrar elaborado:

 Contiene fecha de emisión, y

 Contiene el detalle de cuentas por cobrar y cliente.

CONOCIMIENTOS NIVEL 1. Contabilidad básica 2. Crédito y cobranzas 3. Contabilidad de costos 4. Principales obligaciones fiscales de una empresa 5. Principales movimientos en Tesorería

ACTITUDES/HÁBITOS/VALORES: Limpieza y Orden

Operar el sistema de recursos materiales

La persona es competente cuando demuestra los siguientes DESEMPEÑOS:

1. Realiza recepción de mercancías en el almacén:

 Cotejando que la documentación que el proveedor presenta corresponda con la orden/requisición de compra,

 Verificando que la mercancía/producto recibido corresponda con las características y especificaciones señaladas en la factura del proveedor/pedido/orden de compra,

 Revisando que la mercancía/producto recibido esté libre de algún daño físico/fecha de caducidad, y

 Registrando la información en los controles/formatos/sistemas correspondientes conforme a las políticas de la organización.

La persona es competente cuando obtiene los siguientes PRODUCTOS:

1. El formato de vale de salida de almacén elaborado:

 Tiene la fecha de salida del producto/ mercancía,

 Establece el área/ cliente al que se entregó el producto/mercancía,

 Describe la cantidad y descripción del producto/mercancía entregado,

 Contiene nombre y firma de la persona que entregó el producto/mercancía saliente,

 Contiene nombre y firma de la persona que recibió el producto/mercancía saliente, y

 Contiene la firma de autorización del encargado del almacén

2. El formato de vale de entrada del almacén elaborado:

 Tiene la fecha de entrada del producto/mercancía,

 Menciona el nombre del proveedor/área de quien se recibió el producto/ mercancía,

 Contiene la cantidad y descripción del producto/mercancía entregado por el proveedor/área, e

 Incluye el nombre y firma de la persona que recibió el producto/ mercancía.

3. El formato de control de existencias de almacén elaborado:

 Tiene la fecha de elaboración,

 Menciona el nombre de la organización/empresa,

 Contiene el código/clave del producto,

 Contiene la descripción del producto/mercancía,

 Describe la cantidad de producto/mercancía, e

 Incluye el nombre y firma de la persona responsable.

4. El inventario de activo fijo elaborado:

 Contiene la fecha de elaboración,

 Incluye el nombre y firma del responsable de su realización,

 Contiene el nombre del activo fijo,

 Describe el activo fijo,

 Menciona el número de serie del activo fijo,

 Contiene el lugar/área de ubicación del activo fijo, y

 Relaciona la clasificación del activo fijo por el tipo: bienes muebles/bienes inmuebles/ bienes intangibles.

CONOCIMIENTOS Métodos de valuación de mercancías de inventarios en almacén: PEPS Y PP.

Operar el sistema comercial

La persona es competente cuando demuestra los siguientes: DESEMPEÑOS

1. Realiza la selección de los proveedores de bienes y servicios:

 Utilizando los diferentes medios electrónicos/documentales para identificar las fuentes de abastecimiento conforme a las políticas de la organización,

 Empleando los diferentes medios electrónicos/documentales para la identificación de proveedores conforme a las políticas de la organización,

 Verificando con el proveedor las condiciones de traslado, tiempo de entrega, precio, pago, e

 Integrándolo a la cartera/reporte de proveedores de acuerdo con las políticas de la organización.

2. Realiza la promoción de la venta con clientes potenciales:

 Utilizando los diferentes medios electrónicos/documentales para identificar clientes potenciales,

 Empleando los diferentes medios de venta establecidos por la organización,

 Verificando con el cliente condiciones de traslado, tiempo de entrega, precio, pago, e

 Integrándolo a la cartera/reporte de clientes de acuerdo con las políticas de la organización.

La persona es competente cuando obtiene los siguientes: PRODUCTOS

1. El reporte de proveedores seleccionados elaborado:

 Contiene la fecha de realización y periodo de revisión/vigencia,

 Menciona el nombre del responsable de su realización,

 Cita el nombre del proveedor/razón social,

 Describe los datos de contacto del proveedor, lugar de residencia, logística, tiempos de entrega, condiciones de trabajo, y

 Contiene la distinción/ clasificación por tipos de proveedores.

2. La cotización para la compra de productos elaborada:

 Contiene fecha de realización,

 Contiene la descripción del producto,

 Establece la cantidad requerida,

 Desglosa precio estimado unitario y total,

 Describe las condiciones técnicas, financieras y administrativas, e

 Incluye el nombre y firma de la persona responsable de su realización.

3. La cotización para la contratación de servicios elaborada:

 Tiene la fecha de realización,

 Contiene descripción de los servicios requeridos,

 Establece la cantidad requerida,

 Desglosa precio estimado unitario y total,

 Describe las condiciones técnicas, financieras y administrativas, e

 Incluye el nombre y firma de la persona responsable de su realización.

4. La cédula de clientes elaborada:

 Contiene número de clave del cliente,

 Contiene datos de cliente: nombre, RFC, dirección, ciudad, estado, correo electrónico, página web, nombre de contacto,

 Define categoría del cliente nacional/extranjero,

 Describe tiempo de entrega de mercancías en días/semanas,

 Describe medio de transporte aéreo/marítimo/terrestre,

 Describe condiciones de venta en días y monto del crédito,

 Contiene precio de venta, y

 Describe costos adicionales.

5. El pedido de clientes elaborado:

 Contiene fecha,

 Contiene clave y nombre del cliente,

 Contiene datos de cliente,

 Contiene clave del producto,

 Incluye cantidad solicitada,

 Incluye precio de venta,

 Contiene tiempo de entrega,

 Describe condiciones de venta,

 Describe descuentos,

 Describe paquetería, e

 Incluye datos de la persona que solicita la mercancía.

CONOCIMIENTOS 1. Logística para la compra – venta de bienes y servicios. 2. Datos/requisitos que debe contener un documento de facturación. 3. Tipos y datos que contienen las guías de envío de producto/mercancía. 4. Estrategias de venta.

Lugar donde se pueden capacitar y evaluar

León.

Author

Justo Jacobo

Contador Público, Maestro en Finanzas y Maestro en Auditoría con amplia trayectoria en el sector educativo. Asesor de proyectos incubados y servicios administrativos y financieros. Egresado de la primera Universidad particular del estado de Guanajuato. Participante en el Maratón de fiscal y asesor en el Maratón de Finanzas y Ética profesional. Colaborador en Revista Pymero. Certificado en diversos estándares de competencia.

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