El arqueo de caja

Cada año, todos iniciamos con un conjunto de propósitos para realizar un cambio sustancial en relación con lo ocurrido en años pasados. Pero algo que puede resultar importante para las empresas familiares es la realización de arqueos de caja continuos.

Realizar un arqueo de caja implica hacer una inspección física de los fondos que opera un custodio, que en la mayoría de los casos es un cajero o persona administrativa.

Las razones por las cuales una persona tiene dinero de la empresa son: 1) porque cobra, o bien, 2) porque paga.

El arqueo de la cobranza

Los avances tecnológicos han demostrado que la mejor forma de administrar la cobranza es con software, que tratándose de ventas a público en general se hace a través de puntos de venta, y cuando se otorga crédito se realiza con paquetería de administración.

La suma de cobros debe ser igual al monto de los depósitos, sin embargo, en ocasiones cuando la empresa no tiene un fondo de caja chica suficiente, el custodio de la caja chica no realiza los reembolsos de manera oportuna o los encargados de la producción y/o compras no prevén de manera oportuna la compra de bienes necesarios para la operación, empiezan a pedir dinero prestado a la cobranza.

En un país donde la corrupción ha sido demasiado visible y los empresarios deciden no informar de todas sus operaciones a las autoridades tributarias, se ha generado la cultura de tener una caja “no fiscal” dentro de la empresa, lo cual hace que se vuelva una realidad la confusión en el manejo del dinero e inclusive la desconfianza con sus empleados.

Los riesgos son muy sencillos de identificar:

1. Evasión fiscal

2. Robos hormiga

3. Asaltos de terceros

4. Dificultad para administrar cantidades fuertes

La caja chica

Es un término utilizado para referirse a las cantidades menores que no deben someterse a un proceso de autorización riguroso y que son de importancia para la operación de la empresa.

Se sugiere que la caja chica sea asignada a personal que está siempre en las instalaciones, por lo cual no tiene motivos para salir a realizar gestiones afuera de la empresa.

Para que funcione la caja chica debe respetar los protocolos establecidos por la compañía para las compras y pagos a proveedores, y solo funcionar como un mecanismo auxiliar.

Es importante que NO se utilice para:

1. Prestamos al personal y pago de nóminas.
2. Pago a personas que se le hace retenciones, como honorarios, arrendadores, fletes, comisionistas, entre otros.
3. Pago de importaciones.
4. Pago de activos fijos.
5. Pago de combustibles y viáticos.

Recordemos que la caja chica solo es el efectivo necesario para evitar que la operación se detenga y no el medio que sustituya la administración de la empresa. Por lo cual, debe tener el efectivo suficiente, de tal forma que no éste parado en un cajón o tenga que estar haciendo reembolsos de un día a otro.

Los riesgos de una caja chica son:

• Robos hormiga
• Descontrol administrativo por falta de políticas

Mecanismos de control

Desde el punto de vista financiero, es probable que la cuenta de efectivo sea una cuenta menor, es decir, inmaterial. Pero debido a que la cuenta de efectivo ya está convertida en dinero líquido y existe un riesgo inherente de robo, es importante en toda administración que se pueda comprobar la existencia, integridad y precisión del efectivo.

Los mecanismos de control ideales para el adecuado manejo del efectivo son:

1. Adecuada separación de funciones, es decir, la persona que autoriza y supervisa no sea la misma persona que opera y maneja el efectivo.
2. Manejo de fianzas para las personas involucradas en la operación, supervisión y control del efectivo.
3. Que el efectivo siempre esté en un lugar físico dentro de la empresa, como es un cajón bajo llave, caja de seguridad, entre otras.
4. La existencia de cámaras de seguridad, siempre y cuando sea posible distinguir al custodio o cajero y las personas que acuden con él.
5. La recolección de dinero a diferentes horas del día, a fin de que el cajero tenga solo el dinero suficiente. Esta recolección debe ser cuando existe mucha venta o cambio de turno de cajeros.
6. La existencia de comprobantes de gastos en la caja chica que sean con fechas posteriores a la última comprobación.
7. La existencia de comprobantes definitivos en la caja chica, conforme a las políticas establecidas por la compañía.
8. La existencia de gastos estrictamente indispensables en la caja chica, conforme a las políticas establecidas por la compañía.

Programa de auditoría de caja

Uno de los mejores mecanismos de control es la realización de un arqueo sorpresa, en el cual se cuenta en presencia del cajero o custodio todo el efectivo existente, así como los comprobantes y se cuantifica todo, devolviéndose a su entera satisfacción para que siga realizando la operación propia del negocio.