Una academia es un negocio basado en la industria del conocimiento y como empresa debe tener una administración.
La administración es la optimización de recursos a través de un proceso que incluye planeación, organización, dirección y control encaminados al logro de objetivos y metas en el trabajo y las organizaciones.
Stoner, Freeman y Gilbert Jr.
El proceso administrativo debe ser un método sistemático flexible, cualquier centro de formación debe tener líderes, cuerpo administrativo y personal operativo, los cuales son los instructores.
En esta primer entrega me referiré a los cuatro pilares de la administración y como se interrelacionan con los despachos de capacitación.
Planear y organizar
El proceso de planeación debe considerar los cursos de acción fijando los principios, la secuencia y los criterios para su realización, comprendiendo:
- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos
- Pronosticar
- Establecer las condiciones y las suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo
- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos
- Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo
- Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño
- Anticipar los posibles problemas futuros
- Modificar los planes a la luz de los resultados del control
El proceso de organizar nos debe llevar a distribuir las actividades necesarias de trabajo entre los miembros del equipo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades están agrupadas y asignadas de manera que se logre un mínimo de gastos, un máximo de satisfacción de los empleados y se cumpla el objetivo planeado.
La pregunta, siempre deberá ser ¿Qué se va a organizar?
- Las obligaciones y responsabilidades de cada puesto
- La capacitación del personal seleccionado
- La integración de recursos materiales
- Seleccionar y colocar a los individuos en los puestos adecuados
- Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración
- Proporcionar facilidades personales y otros recursos
- Ajustar la organización a la luz de los resultados del control
Organiza tu tiempo en urgente, no urgente, importante y no importante.
¿Qué considerar urgente e importante?
- Crisis
- Problemas apremiantes
- Proyectos cuyas fechas se vencen
¿Qué considerar no urgente e importante?
- Prevención
- Construcción de relaciones
- Reconocer oportunidades
- Planificación
¿Qué es urgente y no importante?
- Interrupciones
- Algunas llamadas, correos y reuniones
- Actividades populares
¿Qué es no urgente y no importante?
- Trivialidades, ajetreo inútil, algunas llamadas
- Actividades agradables
Dirección y Control
Para llevar a cabo actividades de los pasos de planeación y organización, es necesario que se tomen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el líder para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a las personas, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación.
Las tareas del director son:
- Tener metas agresivas, crecimiento constante y enfocados a los resultados
- Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo
- Motivar a los miembros
- Comunicar con efectividad
- Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial
- Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho
- Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo
- Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control
- Formular una visión estratégica clara, simple, basada en la realidad y crear un futuro
- Tener mucha energía y habilidad de contagiarla
- Mejora continua
El control es el proceso de evaluación para asegurarse que las actividades reales se ciñen a las actividades proyectadas y, en su caso, corregir con base a los objetivos.
Las principales actividades de control son:
- Comparar los resultados con los planes generales
- Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño
- Idear los medios efectivos para medir las operaciones
- Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones
- Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias
- Informar a los miembros responsables de las interpretaciones
- Ajustar las acciones a luz de los resultados del control
En la próxima entrega relacionaremos los pilares de la administración con los estándares de competencia.
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